タスクやノート、メモを効率良く管理するためのアプリが世の中には多数存在しますが、やり方さえ工夫すればそのような専用アプリは不要なのかもしれません。
ブラウン大学のコンピュータサイエンスの准教授をつとめるJeff Huang氏は、ブログ記事「My productivity app is a never-ending .txt file(私の生産性向上アプリは終わりのない.txtファイル)」を公開し、.txtファイルを用いたタスク管理の手法を説明しています。
同氏は以前、様々なタイプのTodo管理、タスクトラッカー、生産性向上アプリを試してみたものの、やることがどんどん長くなるだけで、満足な結果を得ることができませんでした。あきらめて1つのテキストファイルで管理するようにし、以来14年間メインの生産性システムとして使っていて、今では自分の秘密兵器になったそうです。
同氏は外部のオンラインカレンダーを使っていて、カレンダーにすべての予定やタスクを入力しています。毎日寝る前に翌日のカレンダーの項目か、らデイリーTodoリストをテキストファイルの最後に追加し、予定されている仕事やスケジュールをまとめ、1日の仕事量が適切かどうかを検討します。
例えば以下のようなTodoリストができるそうです。
2021-11-31 11am meet with Head TAs - where are things at with inviting portfolio reviewers? 11:30am meet with student Enya (interested in research) review and release A/B Testing assignment grading 12pm HCI group meeting - vote for lab snacks send reminders for CHI external reviewers read Sketchy draft Zelda pick up eye tracker - have her sign for it update biosketch for Co-PI 3:15pm join call with Umbrella Corp and industry partnership staff 3:45pm advising meet with Oprah 4pm Rihanna talk (368 CIT) 5pm 1:1 with Beyonce #phdadvisee 6pm faculty interview dinner with Madonna
この情報を元に作業を行い、作業に関するログも同じテキストファイルにまとめていきます。完了したタスクとこれからやるべきタスクの間に空白行を入れて管理し、タスクが完了したら、空行を移動させ、その日に残っているタスクは、カレンダーに戻します。
最終的に以下のような結果が得られます。
2021-11-31 11am meet with Head TAs - where are things at with inviting portfolio reviewers? A: got 7/29 replies - need 3 TAs for Thursday lab - Redesign assignment handout will be done by Monday, ship Thursday 11:30am meet with student Enya (interested in research) - they're a little inexperienced, suggested applying next year review and release A/B Testing assignment grading 12pm HCI group meeting - automatically generate thumbnails from zoom behavior on web pages - #idea subliminal audio that leads you to dream about websites - Eminem presenting Nov 24 - vote for lab snacks. A: popcorn and seaweed thing got unofficial notification ARO YIP funding award #annual #cv read Sketchy paper draft - needs 1 more revision - send to Gandalf to look at? Zelda pick up eye tracker - have her sign for it update biosketch for Co-PI unexpected drop in from Coolio! #alumni - now a PM working on TravelAdvisor, thinking about applying to grad school 3:15pm join call with Umbrella Corp and industry partnership staff - they want to hire 20 data science + SWE interns (year 3), 4 alums there as SWE 3:45pm advising meet with Oprah - enjoyed CS 33 - interning at Facebook 4pm Rihanna talk (368 CIT) 5pm 1:1 with Beyonce #phdadvisee - stuck on random graph generating crash - monitor memory/swap/disk? - ask Mario to help? - got internship at MSR with Cher - start May 15 or 22 - will send me study design outline before next meeting - interviewing Spartacus as potential RA for next semester 6pm faculty interview dinner with Madonna (Gracie's) - ask about connection with computer vision - cool visual+audio unsupervised comparison, thoughtful about missing data, would work with ugrads (?), likes biking, teach compvis + graphics - vote #HIRE #note maybe visit Monsters University next spring, Bono does related work
メールもワークフローの一部として、シンプルなフラグ立てで対処しています。対処する必要があるものには赤のフラグを立て、最終的に対処する必要があるものにはオレンジのフラグを立て、少し考える必要があるか、他の誰かが対処する必要があるものには黄色のフラグを立てまます。
同氏の日課は次のようになります。
- 昨晩書いたTodoリストを見て、今日やることを見つける
- リストで予定されていることを日中にやる
- 予定外の時間があるときは、リストの浮いた仕事をし、レッドフラグのついたメールに対処する
- 一日の終わりにオレンジ/イエローのメールをざっと見直し、処理が必要かどうかを確認する。
- 翌日のカレンダー項目をテキストファイルの一番下にコピーする。
この方法には、何をすべきかがすぐにわかり、後でやることを覚えておく必要がないというメリットがあるとのこと。また過去に何があったかを思い出しやすく、1日にどれだけのことができるかを確認しやすく、Todoリストがないため毎日の先送りを避けることができるという利点もあるそうです。
なお、同氏はテキストファイルの編集にUltraeditを使用し、同じデータにアクセスするためリモートデスクトップを使用しています。
タスク管理にはさまざまな流儀が存在しますが、テキストファイルを使う方法は、アプリやサービスにロックインされないというメリットがあります。Hacker Newsでもタスク管理や作業ログの管理に関する議論が行われており、テキストファイルを使ったタスク管理のバリエーションや、Obsidianなどその他アプリ関する情報が寄せられています。
